Elaborar una factura puede parecer fácil, pero existen una serie de excepciones que debemos considerar sobre todo cuando ofrecemos servicios sanitarios. Hay determinadas operaciones que están exentas de IVA pero que están obligados a emitir una factura...
La correcta aplicación del IVA exige el conocimiento y el cumplimiento de las normas de facturación.
Estas normas son de vital importancia en una doble vertiente:
a) En el ámbito de la repercusión del impuesto, excepto casos específicos.
b) En el ámbito de la deducción del impuesto soportado, puesto que es absolutamente imprescindible disponer de una factura que cumpla todos los requisitos legales para poder deducir (ya sea total o parcialmente) las cuotas de IVA.
Como norma general, los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad económica. Del mismo modo, están obligados a conservar copia de esta factura. La normativa actual también establece que debe expedirse factura en caso de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
¿Cuáles son las excepciones a la obligación general?
La legislación vigente regula determinadas excepciones a la obligación general de emitir factura. Uno de los supuestos en el que no se exige la emisión de factura es cuando se realizan operaciones exentas de IVA. Sin embargo, la ley también regula excepciones sobre la excepción y la expedición de factura será obligatoria en las operaciones exentas siguientes:
- Servicios de hospitalización y asistencia sanitaria.
- Asistencia a personas físicas por parte de profesionales médicos o sanitarios.
- Entregas de sangre, plasma sanguíneo y resto de fluidos, tejidos y otros elementos del cuerpo humano efectuadas para finalidades médicas o de investigación.
- Las prestaciones de servicios realizadas en el ámbito de sus respectivas profesiones por estomatólogos, odontólogos, mecánicos dentistas y protésicos dentales, así como la entrega, reparación y colocación de prótesis dentales u ortopedias maxilares realizadas por los referidos profesionales.
- El transporte de enfermos o heridos en ambulancias o vehículos especialmente adaptados.
- Otros supuestos (ventas de terrenos rústicos, entregas de inmuebles de segunda mano, etc.).
¿Cómo expiden las facturas?
Es importante tener en cuenta que la normativa actual ofrece la posibilidad de expedir facturas mensuales - facturas recapitulativas: podrán incluirse en una sola factura las operaciones realizadas en diferentes fechas con un mismo destinatario siempre que se hayan realizado dentro del mismo mes natural.
Con carácter general, las facturas deben ser expedidas por el empresario o profesional que realiza la entrega o presta los servicios. Sin embargo, la ley permite que los documentos de facturación sean expedidos por el destinatario de la operación (por el cliente) o por un tercero.
En cualquier caso, el expedidor de la factura y responsable del cumplimiento de la obligación sigue siendo el empresario o profesional que realiza la operación y, por tanto, los datos identificativos que se consignen en el documento deben ser los suyos.
Para la expedición de facturas por parte de terceros se requiere:
a) Un acuerdo específico entre las partes.
b) Cada factura debe ser objeto de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación.
c) Las factures emitidas por un tercer deben tener una serie específica.
El Impuesto sobre el Valor Añadido es un impuesto en el que los requisitos formales tienen una gran importancia.
Por tanto, es muy relevante verificar que las facturas emitidas tengan el contenido mínimo regulado por ley, que es el siguiente:
- Número y, en su caso, serie.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
- Domicilio del expedidor y del destinatario. Cuando el destinatario de las operaciones sea una persona física que no actúe como empresario o profesional, no será obligatoria la consignación de su domicilio.
- Descripción de las operaciones y consigna de todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de estas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en este precio unitario.
- El tipo o los tipos impositivos, si procede, aplicados a las operaciones.
- La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
- La fecha de la operación que se documenta o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, si es diferente a la de expedición de factura.
En las copias de las facturas, al lado de los requisitos anteriores, se indicará su condición de copias. En todas las facturas y documentos sustitutivos rectificativos se hará constar su condición de documento rectificativo y la descripción de la causa que motiva la rectificación. Se harán constar los datos identificativos de la factura o documento sustitutivo rectificados y la rectificación efectuada y tendrán que cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.
Las facturas ordinarias son las únicas que habilitan en la deducción (total o parcial) del IVA soportado.
La obligación de facturar puede ser cumplida a través de la expedición de facturas simplificadas cuando:
a) El importe de la operación no supere los 400 €, IVA incluido, o cuando deba emitir una factura rectificativa.
b) En los siguientes casos, cuando el importe no supere los 3.000 €, IVA incluido:
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Otros (servicios de peluquería, uso de instalaciones deportivas, autopistas de peaje, etc.).
Finalmente, hay que recordar que las facturas deben emitirse cuando se realiza la operación si el destinatario no es empresario ni profesional. Si el destinatario es empresario o profesional, el plazo para emitir factura se amplía hasta antes del día 16 del mes siguiente al que se produzca el devengo del importe.
Las facturas emitidas y recibidas deben conservarse un mínimo de 4 años. La conservación por medios electrónicos (PDF, etc.) debe realizarse de forma que se asegure la legibilidad en el formato original en que se hayan recibido.
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