En Mediconsulting acompañamos a los profesionales que deciden poner fin a la actividad de una sociedad. Es un proceso que puede parecer sencillo, pero presenta aspectos clave que a menudo pasan desapercibidos. Uno de ellos es la gestión de la documentación societaria tras la disolución, es decir, qué hacer con los libros contables y la documentación de la empresa tras la liquidación.
¿Qué dice la normativa?
Según el Código de Comercio (artículo 30) y el Reglamento del Registro Mercantil (artículo 247.5), todas las personas empresarias, incluidas las sociedades profesionales, están obligadas a conservar los libros, documentos y justificantes durante un mínimo de seis años a contar desde el último asiento contable o desde la cancelación registral.
Esto incluye:
- Libro de actas
- Libro registro de socios o acciones
- Contabilidad (diario, balances, libro de inventarios)
- Declaraciones fiscales
- Correspondencia empresarial
- Contratos y documentación legal
Al liquidar una sociedad, las personas liquidadoras deben asumir expresamente la responsabilidad de conservar estos documentos o bien entregarlos al Registro Mercantil para su depósito. Según la normativa (artículo 247.5 del Reglamento del Registro Mercantil), existen dos opciones:
- Hacer constar en la escritura pública que conservarán los libros durante el periodo legal
- Depositarlos físicamente en el Registro Mercantil
¿Y si estos libros no existen? También es necesario declararlo formalmente en la escritura. Omitir esta información puede frenar todo el proceso de cierre.
¿Qué sucede si se olvida este paso?
No cumplir con este requisito puede tener consecuencias prácticas importantes. Por ejemplo, el Registro Mercantil puede rechazar la inscripción de la cancelación de la sociedad, lo que dejaría el proceso incompleto, aunque la actividad esté cesada.
Ejemplos prácticos
Clínica con actividad durante más de 10 años
Si una clínica privada ha tenido actividad, con personal, pacientes y contabilidad, es imprescindible conservar toda la documentación. En este caso, las personas liquidadoras deben hacer constar en la escritura que asumen la conservación de los libros y los documentos durante 6 años.
Sociedad profesional sin actividad real
Muchos médicos han constituido sociedades por motivos fiscales o para disponer de una estructura jurídica, pero sin actividad contable ni facturación. Si nunca se han llevado libros, debe declararse expresamente en la escritura. De lo contrario, el Registro no aceptará la cancelación.
Documentos perdidos o incompletos
Si se han perdido los libros (por ejemplo, por un cambio de asesoría o traslado), también es necesario declararlo de forma clara y justificarlo. El silencio no es válido ni ante el notario ni ante el registrador.
Si estás pensando en cerrar una sociedad profesional del sector médico, te recomendamos:
- Revisar si dispones de todos los libros obligatorios de los últimos años.
- Si decides conservarlos tú, inclúyelo claramente en la escritura.
- Si no tienes libros (por ejemplo, por inactividad), haz constar esta situación explícitamente.
- Confirma que todo está en orden antes de acudir al notario: esto puede evitar retrasos y complicaciones posteriores.
La gestión adecuada de la documentación societaria tras la disolución de una sociedad no es solo una exigencia legal, sino también una garantía de seguridad y tranquilidad para las personas profesionales. Asegurarse de conservar, declarar o depositar correctamente los libros y documentos evita problemas futuros y bloqueos administrativos.
Nota complementaria:
Toda esta información sobre las obligaciones ante el Registro Mercantil en cuanto a la conservación documental una vez disuelta y liquidada una sociedad, debe tenerse en cuenta sin perjuicio de la normativa jurídica general. Es recomendable conservar la documentación durante un mínimo de 10 años, ya que, en Cataluña, el Código Civil (artículo 121-20) establece que las acciones para reclamaciones de pretensiones de cualquier tipo prescriben a los 10 años. Esto significa que es necesario mantener la documentación para poder defenderse en caso de una posible reclamación posterior que, si se trata de una empresa liquidada, iría dirigida contra las personas socias y/o contra las personas liquidadoras.
Ante cualquier duda, contar con un asesoramiento especializado puede facilitar enormemente el proceso y garantizar que cada paso se cumpla según la normativa vigente, protegiendo así los intereses de todas las partes implicadas.
¿Cómo te podemos ayudar desde Mediconsulting?
En Mediconsulting contamos con un amplio equipo de personas asesoras expertas a tu disposición. Si necesitas asesoramiento, puedes solicitar cita con Mediconsulting rellenando este formulario y nos pondremos en contacto contigo para concertar una cita presencial.
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