A Mediconsulting acompanyem els professionals que decideixen posar fi a l’activitat d’una societat. És un procés que pot semblar senzill, però té aspectes clau que sovint passen desapercebuts. Un d’ells és la gestió de la documentació societària després de la dissolució, és a dir, què fer amb els llibres comptables i documents de l’empresa després de la liquidació.
Què diu la normativa?
Segons el Codi de Comerç (article 30) i el Reglament del Registre Mercantil (article 247.5), totes les persones empresàries, incloses les societats professionals, tenen l’obligació de conservar els llibres, documents i justificants durant un mínim de sis anys a comptar des de l’últim assentament comptable o des de la cancel·lació registral.
Això inclou:
- Llibre d’actes
- Llibre registre de socis o accions
- Comptabilitat (diari, balanços, llibre d’inventari)
- Declaracions fiscals
- Correspondència empresarial
- Contractes i documentació legal
Quan es liquida una societat, les persones liquidadores han d’assumir expressament la responsabilitat de conservar aquests documents o bé lliurar-los al Registre Mercantil per al seu dipòsit. Segons la normativa (article 247.5 del Reglament del Registre Mercantil), hi ha dues opcions:
- Fer constar en l’escriptura pública que conservaran els llibres durant el període legal, o bé
- Dipositar-los físicament al Registre Mercantil.
I si aquests llibres no existeixen? També cal explicar-ho formalment a l’escriptura. No dir res pot frenar tot el procés de tancament.
Què passa si s’oblida aquest pas?
No complir amb aquest requisit pot tenir conseqüències pràctiques importants. Per exemple, el Registre Mercantil pot rebutjar la inscripció de la cancel·lació de la societat, cosa que deixa el procés a mig fer, encara que s’hagi tancat l’activitat.
Exemples pràctics
Clínica amb activitat durant més de 10 anys
Si una clínica privada ha tingut activitat, amb personal, pacients i comptabilitat, és imprescindible conservar tota la documentació. En aquest cas, les persones liquidadores haurien de fer constar a l’escriptura que assumeixen la conservació dels llibres i els documents durant 6 anys.
Societat professional sense activitat real
Molts metges han constituït societats per motius fiscals o per disposar d’una estructura jurídica, però sense activitat comptable ni facturació. Si mai s’han portat llibres, cal declarar-ho expressament a l’escriptura. En cas contrari, el Registre no acceptarà la cancel·lació.
Documents perduts o incomplets
Si s’han perdut els llibres (per exemple, per un canvi d’assessoria o trasllat), també cal declarar-ho de manera clara i justificar-ho. El silenci no serveix ni davant del notari ni davant del registrador.
Si estàs pensant a tancar una societat professional del sector mèdic, et recomanem:
- Revisar si disposes de tots els llibres obligatoris dels darrers anys.
- Si decideixes conservar-los tu, inclou-ho clarament a l’escriptura.
- Si no tens llibres (per exemple, per inactivitat), fes constar aquesta situació explícitament.
- Confirma que tot està en ordre abans d’anar al notari: això pot evitar retards i complicacions posteriors.
La gestió adequada de la documentació societària després de la dissolució d’una societat no és només una exigència legal, sinó també una garantia de seguretat i tranquil·litat per a les persones professionals. Assegurar-se de conservar, declarar o dipositar correctament els llibres i documents evita problemes futurs i bloqueigs administratius.
Davant de qualsevol dubte, comptar amb l’assessorament especialitzat pot facilitar enormement el procés i garantir que cada pas es compleixi segons la normativa vigent, protegint així els interessos de totes les parts implicades.
Nota complementària:
Tota aquesta informació sobre les obligacions davant el Registre Mercantil pel que fa a la conservació documental un cop dissolta i liquidada una societat, s’ha de tenir en compte sense perjudici de la normativa jurídica general. És recomanable conservar la documentació durant un mínim de 10 anys, ja que, a Catalunya, el Codi civil (article 121-20) estableix que les accions per reclamacions de pretensions de qualsevol tipus prescriuen als 10 anys. Això significa que és necessari mantenir la documentació per poder defensar-se en cas d’una possible reclamació posterior, que, si es tracta d’una empresa liquidada, aniria dirigida contra les persones sòcies i/o contra les persones liquidadores.
Com et podem ajudar des de Mediconsulting?
A Mediconsulting comptem amb un ampli equip de persones assessores expertes a la teva disposició. Si necessites assessorament, pots sol·licitar cita amb Mediconsulting omplint aquest formulari i ens posarem en contacte amb tu per concertar una cita presencial.
Altres articles d'interès:
• Què és i com funciona la donació de diners o immobles
• Què és la imputació d’una renda immobiliària?
MEDICONSULTING ETL GLOBAL, SL; NIF B-58818501; domicili social: Passeig de la Bonanova, 47, Barcelona 08017; Inscrita al Registre Mercantil de Barcelona, Tom 22352, foli 151, Inscripció 6a d’adaptació, Fulla B-36.748.