La inspección de trabajo es el procedimiento que utiliza la Seguridad Social para comprobar que las empresas y trabajadores cumplan con las responsabilidades administrativas que exige la ley y de asesorar e informar a los mismos en materia laboral y Seguridad Social, por lo cual cualquier empresa puede recibir en cualquier momento una visita tanto esperada como inesperada de un inspector de trabajo, o subinspector de ocupación.
Cualquier inspección de trabajo tiene su origen en una de estas posibilidades:
- Inspecciones rutinarias: son las que realizan al azar los funcionarios de la Seguridad Social.
- Denuncias: pueden realizarse anónimamente o presentarse por escrito y con identificación en la correspondiente oficina de inspección de trabajo.
Cómo se inicia una Inspección de Trabajo
Visita sin previo aviso:
El personal inspector cuando llega al centro de trabajo se tiene que identificar para poder empezar la actuación inspectora correspondiente. Una vez llevada a cabo la identificación, el empresario le tiene que permitir la entrada en el centro de trabajo y facilitar al máximo su tarea sin poner trabas. Si al inspector de trabajo se le impide la entrada o la permanencia en el centro laboral, la empresa podrá ser sancionada por obstrucción a la labor inspectora.
Por notificación recibida:
Envío de una notificación a la empresa con fecha y hora de comparecencia, así como la documentación requerida. Si la entrega de la notificación resulta ineficaz (por ejemplo, su empresa no recoge la notificación de Correos o no abre el buzón electrónico de notificaciones) y la Inspección de trabajo la publica en el BOE, la comunicación se entenderá debidamente cumplida. Si una vez recibida la notificación, la empresa no comparece sin causa justificada, ésta podría ser sancionada por obstrucción a la labor de inspección.
En el transcurso de su visita, el inspector puede llevar a cabo multitud de tareas y acceder en cualquier zona de las instalaciones. Y puede exigir que un empleado de la empresa le acompañe.
Estas son las tareas de inspección más frecuentes:
- Visitar las zonas más susceptibles o que más le interesen.
- Realizar todo tipo de preguntas, tanto al empresario como a los trabajadores, que estarán obligados a responder.
- Entrevistar el delegado de prevención de riesgos laborales.
- Solicitar documentación, estudiarla o realizar copias de esta.
- Tomar muestras de materiales utilizados por la empresa.
- Realizar fotografías o grabar videos.
- Solicitar la identificación de quienes se encuentren a la empresa.
Si no se dispone en el momento de la inspección de alguna documentación solicitada, el inspector podrá darle un plazo para recopilarla. Especialmente, estos son los documentos más demandados:
- La escritura de constitución de la empresa.
- El recibo del pago del Impuesto de actividades Económicas (IAE).
- La inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
- Los documentos de afiliación a la Seguridad Social de los trabajadores.
- Los contratos con las mutuas.
- Los contratos de trabajo.
- El registro del pago de las nóminas y de las cuotas de la Seguridad Social.
- Los libros de contabilidad de la empresa.
- La declaración del Impuesto sobre sociedades.
- La declaración de retenciones por IRPF y de operaciones con terceros (modelos 190 y 347).
- La normativa sobre prevención de riesgos laborales, que tiene que estar accesible y a la vista de los empleados.
Una vez acabada la visita, el inspector extenderá una diligencia donde hará constar su visita y, si lo considera conveniente, la citación a una comparecencia a las dependencias de inspección de trabajo.
¿Qué tengo que hacer si no puedo ir a la cita para la Inspección de trabajo?
Si la empresa considera que no tiene tiempo de preparar toda la documentación que la inspección le ha requerido o no puede ir por una causa justificada, la empresa puede optar para contactar con el inspector y solicitar un aplazamiento de la fecha de la citación.
Si la inspección rechaza la propuesta de aplazamiento de la empresa y no puede el día de la citación, la empresa podrá designar a otra persona para que acuda en su nombre.
¿Qué tienen que hacer los trabajadores ante una inspección laboral?
En una inspección laboral los trabajadores tienen que permanecer a las oficinas y, ante las preguntas del inspector, facilitar la información solicitada respondiendo a sus preguntas.
¿Qué pasa cuando el centro de trabajo es un domicilio particular?
En el supuesto de que las dependencias de una empresa o trabajador (si se tratara de un autónomo) coinciden con el domicilio personal, el inspector de trabajo tendrá que demostrar que cuenta en su poder con una orden judicial para realizar el procedimiento.
¿Qué pasa si el empresario no se encuentra a la empresa en el momento que viene el inspector de trabajo?
Si el empresario no se encuentra en el centro de trabajo en el momento de la visita, la actuación inspectora proseguirá igualmente. De hecho, el inspector puede ser atendido por cualquier persona de la empresa (encargados, trabajadores, etc.). Por lo tanto, es muy importante que la empresa elabore un protocolo de actuación para que los trabajadores sepan cómo actuar ante una inspección de trabajo si el empresario no está. Si no se permite al inspector la entrada en el centro de trabajo la empresa puede recibir una sanción, aunque el empresario no esté y hayan sido los trabajadores los que le hayan denegado el acceso.
Así pues, en caso de una inspección de trabajo, es aconsejable siempre mostrarse cooperativo y ayudar en todo lo que podamos. Por ello, es muy importante disponer de un asesor laboral para poder hacer frente con garantías a la inspección de trabajo.
Si necesitas más información o tienes más dudas sobre cómo actuar ante una inspección de trabajo, consulta a Mediconsulting ya que contamos con un equipo de asesores expertos en materia laboral a tu disposición. Si necesitas asesoramiento, rellena este formulario y contactaremos contigo.