Alta en Hacienda
Lo primero que se tiene que hacer es tramitar el alta en Hacienda, a través del Modelo 036, para la inscripción en el censo de empresarios, profesionales y retenedores. Durante el proceso de constitución de la Sociedad Limitada se habrá obtenido el Número de Identificación Fiscal de la Sociedad (NIF) y, en el momento en que la sociedad quede definitivamente inscrita en el Registro Mercantil correspondiente, habrá que solicitar el NIF definitivo en el plazo de un mes desde su inscripción.
La documentación que habrá que aportar es la siguiente:
• copia de la escritura pública o documento fehaciente de su constitución;
• copia de los estatutos sociales o documento equivalente;
• certificación de su inscripción en el Registro Mercantil.
Impuestos y tributos al que está, a todos los efectos, sujeta una Sociedad Mercantil
En relación con las declaraciones fiscales que tiene que realizar una Sociedad Limitada, destacan:
El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
Una Sociedad mercantil puede realizar actividades sujetas o exentas a IVA. En caso de realizar actividades sujetas al referido impuesto, con carácter trimestral se tendrá que presentar la correspondiente autoliquidación declarando el IVA repercutido y, si procede, el IVA soportado.
• El IVA repercutido es el impuesto que se incluye en la factura emitida por la sociedad y que el cliente al cual se han entregado los bienes o se han prestado los servicios ha pagado.
• El IVA soportado es aquel que la sociedad ha pagado a sus proveedores. En función de si la actividad de la sociedad está total o parcialmente sujeta a IVA, se podrá deducir todo o parte del IVA soportado. Si la actividad de la sociedad está exenta de IVA (es decir, que no se repercute IVA a los clientes), no será posible deducir nada del IVA soportado.
Hay obligación de presentar un resumen anual, que no es más que una declaración informativa que recoge todas las operaciones y datos informados durante el año a las liquidaciones periódicas.
Recordemos que el IVA es un impuesto indirecto que graba el consumo final. La asistencia médica, quirúrgica y sanitaria su servicios exentos de IVA.
El Impuesto sobre sociedades (IS)
El Impuesto sobre sociedades es un tributo que graba los beneficios obtenidos por las sociedades mercantiles durante el desarrollo de su actividad. Podríamos decir que sería el equivalente al IRPF en personas físicas. A la hora de confeccionar este impuesto, es importante conocer qué ingresos y qué gastos son fiscalmente imputables y, sobre todo, deducibles.
La declaración anual de impuesto de sociedades se tiene que presentar durante los 25 días siguientes a los 6 meses posteriores a la conclusión del periodo impositivo (suele ser durante el mes de julio).
Durante el año, si procede, las sociedades tienen que presentar 3 pagos por anticipado del Impuesto final.
La obligación de presentar modelo por el Impuesto sobre sociedades cada año se mantiene aunque la sociedad no tenga actividad.
Retenciones IRPF
Las sociedades limitadas no son sujetos pasivos por IRPF, pero sí que son responsables de retener por anticipado del referido impuesto respecto de algunas rentas que pagan. Por ejemplo, sobre los salarios pagados a los trabajadores, rendimientos de actividades económicas pagados a profesionales, dividendos pagados a los socios, etc.
En el momento de pagar rendimientos sujetos a IRPF, la empresa tendrá que calcular y practicar la retención correspondiente e ingresarla, con periodicidad trimestral a Hacienda.
Anualmente la sociedad tendrá que presentar resumen anual de todas las rentas sujetas a IRPF satisfechas y de las retenciones practicadas.
Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)
Todas las empresas están obligadas a darse de alta en un epígrafe de actividad, pero solo aquellas con una facturación superior a un millón de euros estarán obligadas al pago de este tributo.
Declaración Anual de operaciones con terceros
Si la sociedad realiza operaciones con terceros por importe superior a 3.005,06 euros, a todos los efectos se generará la obligación de presentar el Modelo 347. Hay que tener en cuenta que esta cuantía es anual y con IVA incluido, por lo cual una operación de 2.500 euros (que con IVA ascienda a 3.025 euros) ya tendrá que declararse en el modelo informativo.
Otras obligaciones
Contabilidad
Todas las sociedades tienen que llevar una contabilidad ajustada a las normas vigentes, que refleje la imagen fiel de la compañía.
Cuentas Anuales (CCAA)
Las empresas tienen que depositar cada año las Cuentas Anuales (balances, memoria y, dependiendo del tamaño de la compañía, el Estado de cambios al patrimonio Neto y el Estado de flujos de efectivo) en el Registro Mercantil. El plazo para hacerlo es durante los 30 días siguientes a la aprobación de los CCAA por parte de la Junta de socios o accionistas (habitualmente, durante el mes de julio del año siguiente).
Las sociedades inactivas tienen que cumplir con esta obligación. Si no lo hacen, el Registro Mercantil cerrará la hoja registral de la compañía y solo se volverá a abrir cuando la sociedad se ponga al día de esta obligación.
Legalización de libros contables y de actas
Durante los cuatro meses posteriores al cierre, las sociedades tendrán que legalizar la contabilidad y las actas del ejercicio de referencia al Registro mercantil.
Es clave que, desde un inicio se realicen todos los trámites correctamente, para evitar problemas en el futuro.
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